Einwilligungserklärung zum Datenschutz

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der EU-Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Erfassung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten

Quellen der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden vor allem im Rahmen des Vereinsbeitritts erhoben. Weiterhin werden Konto- und Beitragsdaten vom Kassenwart in persönlicher Kommunikation erfragt. Ferner können Daten freiwillig vom Betroffenen im passwortgeschützten internen Bereich AMV (Alumni-Mitglieder-Verwaltung) im eigenen Profil eingetragen werden. Zusätzlich werden personenbezogene Daten durch die Markierung von Teilnehmern auf Veranstaltungsfotos und Eintragung der Teilnehmer bei Veranstaltungen des Vereines generiert und in deren Profil in der AMV gespeichert.

Beschreibung, Umfang, Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

In Einklang mit Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO werden die im Mitgliedsantrag erhobenen personenbezogenen Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Art der Mitgliedschaft, Höhe des Mitgliedsbeitrages, Aufnahmejahr ins Lab, Abiturjahr, Zeitpunkt der Stellung des Antrages auf Mitgliedschaft) sowie zusätzlich freiwillige Angaben (Geschlecht, Festnetz- und Mobilnummer) und für die Mitgliedschaft benötigte und später erhobene Daten (Bankverbindung), für die satzungsgemäße Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z. B. Einladung zur Mitgliederversammlung, Beitragseinzug, Newsletterversand).

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Eine solche Einwilligung wird beim Eintrag von Daten in der AMV vorausgesetzt.

Es werden ausreichende technische und organisatorische Maßnahmen zur Verarbeitungssicherheit gemäß Artikel 32 DSGVO getroffen.

Weitergabe der personenbezogenen Daten

Im Einklang mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO erfolgt über den passwortgeschützten internen Mitgliederbereich der Homepage (AMV) die Weitergabe der oben genannten Daten exklusive Bankverbindung sowie zusätzlich vom Betroffenen zur Verfügung gestellter Informationen (Funktionen im Verein, Ehrenamt, Forschung, Job, Konferenzteilnahmen, Kontakte, Praktika, Publikationen, Promotion, Reisen, Schule, Teilnahmen an Veranstaltungen des Alumnivereins, Stipendien, Studium) an die übrigen Vereinsmitglieder zur Erreichung des Vereinsziels der Vernetzung (Satzung § 2.2.c). Darüber hinaus Zugriff auf die Daten in der AMV haben die Teilnehmer des Heidelberger Life-Science Lab zur Erfüllung des Satzungszwecks der Förderung vereinsfremder Institutionen, deren Ziele mit dem Vereinszweck übereinstimmen (Satzung § 2.2.e). Sämtliche über die Website übermittelten Daten werden im Rahmen der Übertragung per HTTPS mit 2048 Bit Schlüsselstärke asymmetrisch verschlüsselt.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten (insb. Bildern von Veranstaltungen) im Internet, in Printmedien oder bei öffentlichen Veranstaltungen erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit über seine Aktivitäten.

Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zweck des Beitragseinzugs an die Bank für Sozialwirtschaft weitergeleitet.

Der Vorstand verwendet zur Verarbeitung der Daten teilweise das Produkt G Suite von Google LLC. Dies betrifft vor allem die E-Mail-Kommunikation mit dem Vorstand, die Mailinglisten die für die Vereinsarbeit genutzte Cloud- Lösung Google Drive.

Die für die Homepage und den internen Mitgliederbereich dieser zur Verfügung gestellten Daten werden durch die 1blu AG gehostet.

Dauer der Speicherung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Die für die Mitglieder- und Beitragsverwaltung notwendigen Daten werden 6 Jahre nach Beendigung der Vereinsmitgliedschaft gelöscht, sofern der Verein die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen nicht mehr benötigt.

Mit Beendigung der Mitgliedschaft können die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht werden. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Teilnahme an Veranstaltungen des Vereins. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation der Vereinsaktivitäten zu Grunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z. B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, wenn kein entgegenstehender Wille geäußert wird.

Rechte der betroffenen Person

Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
• das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
• das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO,
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.

Im Sonderfall der AMV können das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung direkt vom Betroffenen ausgeübt werden. In alle anderen Fällen kann der Verein über die oben genannten Kontaktdaten oder über vorstand@lab-alumni.de erreicht werden.

Einwilligungserklärung

Die Erfassung und Verarbeitung der oben genannten Daten ist zur Erfüllung des Vereinszweckes notwendig. Ein Widerruf führt zur Beendigung des Mitgliedsverhältnisses, da der Vereinszweck in diesem Falle nicht mehr erfüllt werden kann.

Jeder über die genannten Fälle hinausgehende Erhebung, Nutzung und Weitergabe personenbezogenen Daten bedarf der konkreten Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Alle Einwilligungen können zu jedem Zeitpunkt widerrufen werden.

Hiermit gestatte ich die Mitteilung meiner Kontaktdaten an das Heidelberger Life-Science Lab zur persönlichen Kontaktaufnahme in besonderen Fällen (zum Beispiel Anfrage als Vortragender, AG-Mentor, Seminarbetreuer, Studienberatung).

Im folgenden Abschnitt können derartige zusätzliche Einwilligungen erfolgen, welche uns die Vereinsarbeit erleichtern würde, aber nicht erforderlich sind.

Hiermit gestatte ich den Verbleib von

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Postanschrift
• Telefonnummer
• Handynummer